Trường ĐH đề xuất rút ngắn thời gian xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Trong xu hướng toàn cầu hóa, các trường đại học ở Việt Nam không ngừng nỗ lực khẳng định thương hiệu trên trường quốc tế, một trong những hoạt động được chú trọng là tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

Tuy nhiên, tại Việt Nam, công tác này hiện vẫn gặp phải một số vướng mắc về mặt quy định, đặc biệt là thời gian xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

Hội nghị, hội thảo quốc tế thúc đẩy giao lưu, hợp tác quốc tế

Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Lê Quang Sơn - Phó Giám đốc Đại học Đà Nẵng nhấn mạnh tầm quan trọng của tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong việc thúc đẩy hoạt động giáo dục và đào tạo.

Phó Giáo sư, Tiến sĩ Lê Quang Sơn. Ảnh: Website Nhà trường.

Thầy Sơn chia sẻ: “Hợp tác quốc tế giúp định hình tên tuổi, học hiệu của trường với các đối tác nước ngoài. Đồng thời, nhà trường cũng có thể học tập kinh nghiệm quản trị, đào tạo, nghiên cứu; kết nối trong đào tạo và nghiên cứu thông qua việc thực hiện chương trình liên kết đào tạo, thực hiện các dự án nghiên cứu chung.

Năm 2023, Đại học Đà Nẵng có 511 bài báo quốc tế thuộc các tạp chí trong danh mục ISI/Scopus có yếu tố cộng tác với học giả quốc tế; có 321 sinh viên quốc tế theo học dưới hình thức trao đổi, qua đó tạo cơ hội tăng cường hội nhập quốc tế trong giáo dục đại học. Việc thu hút sinh viên quốc tế đến học tập, nghiên cứu không những mang lại giá trị cho người học, kết nối, trao đổi phát triển học thuật mà còn tạo dựng uy tín, đóng góp tích cực cho mối quan hệ gắn kết, hợp tác bền vững với các đối tác quốc tế của Đại học Đà Nẵng. Năm 2023, Đại học Đà Nẵng đã tổ chức thành công 26 hội nghị, hội thảo quốc tế, ký kết 123 MoU (biên bản ghi nhớ) với các đối tác quốc tế”.

Thực tiễn, kinh nghiệm của Đại học Đà Nẵng cho thấy, trong điều kiện các nguồn đầu tư từ ngân sách nhà nước còn hạn hẹp, để tạo “đòn bẩy” cho giáo dục đại học phát triển vững chắc trong bối cảnh quốc tế hóa giáo dục đại học thì đẩy mạnh hợp tác, hội nhập quốc tế chính là giải pháp đột phá hiệu quả, phù hợp để góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học.

Đại học Đà Nẵng đã chủ trì, phối hợp với các đối tác tổ chức thành công nhiều sự kiện, hội thảo quốc tế uy tín, quy tụ hàng trăm nhà khoa học, chuyên gia quốc tế đến tham dự, góp phần là “điểm đến” của thành phố Đà Nẵng trong hành trình trở thành trung tâm của các sự kiện, lễ hội quốc tế. Đây cũng là nơi kết nối, chia sẻ tri thức, kinh nghiệm phát triển giáo dục đại học và hợp tác, ký kết, triển khai hàng trăm MoU (biên bản ghi nhớ)/ MoA (biên bản thỏa thuận), trọng tâm trao đổi cán bộ, giảng viên, sinh viên, thu hút nhiều lưu học sinh, thực tập sinh từ nhiều quốc gia, vùng lãnh thổ đến học tập, nghiên cứu khoa học, trao đổi học thuật và văn hóa.

Phó Giáo sư, Tiến sĩ Lê Quang Sơn cũng khẳng định, nhờ có chiến lược, truyền thống và kinh nghiệm hợp tác quốc tế trong suốt hành trình xây dựng và phát triển đến nay, Đại học Đà Nẵng có mạng lưới kết nối, hợp tác sâu rộng với hàng trăm đối tác là cơ quan, tổ chức giáo dục - khoa học, các trường đại học, viện nghiên cứu, doanh nghiệp uy tín trên khắp thế giới.

Đại học Đà Nẵng lấy hợp tác quốc tế là “trụ cột” để huy động thêm nguồn lực, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học. Đây là yếu tố giữ vai trò then chốt, góp phần nâng cao năng lực hội nhập, quốc tế hóa giáo dục của Đại học Đà Nẵng, thực sự trở thành các nguồn lực và động lực phát triển xứng tầm là một trong ba trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế uy tín hàng đầu của Việt Nam, vươn tầm khu vực và thế giới.

Cùng bàn về vấn đề này, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Võ Văn Thắng - Hiệu trưởng Trường Đại học An Giang, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh bày tỏ: "Trong một thế giới nơi giáo dục không ngừng phát triển, các hội nghị, hội thảo quốc tế đóng vai trò là kênh truyền tải kiến thức, hợp tác và đổi mới quan trọng. Những hoạt động này là cơ hội để các nhà giáo dục trao đổi ý tưởng, học hỏi từ các chuyên gia và cập nhật tri thức mới, kinh nghiệm hay nhất trong lĩnh vực của họ.

Các hội nghị, hội thảo quốc tế trong giáo dục và đào tạo đóng một vai trò then chốt trong việc định hình tương lai của việc dạy và học. Cho dù thông qua mạng lưới, phổ biến kiến thức hay truyền cảm hứng, các hội nghị đều trao quyền cho các nhà giáo dục nâng cao hoạt động của họ và đóng góp vào sự tiến bộ của giáo dục và đào tạo nói chung".

Theo thầy Thắng, hàng năm, Trường Đại học An Giang tổ chức nhiều hội nghị, hội thảo quốc tế hoặc mang tính chất quốc tế. Thông qua các hoạt động giao lưu, hợp tác quốc tế góp phần mở rộng mạng lưới hợp tác, tạo ra các sản phẩm khoa học, công bố quốc tế và tạo môi trường học thuật hội nhập quốc tế.

Bên cạnh đó, nhà trường tiếp nhận các nguồn tài trợ quốc tế để thực hiện dự án phát triển, thu hút được nguồn lực tài chính, trang thiết bị, học liệu,… nhằm phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, tăng cường cơ sở vật chất cho các hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học, phát triển chương trình đào tạo mới, xuất bản tài liệu và giáo trình, đặc biệt góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, gia tăng đối tác quốc tế cả về lượng và chất, góp phần tăng uy tín nhà trường. Thông qua hợp tác, nhiều viên chức xin được học bổng học tập, nghiên cứu ở nước ngoài.

Như vậy, có thể thấy, việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế là cần thiết cho sự phát triển, hợp tác quốc tế của trường đại học. Tuy nhiên, trường đại học cũng gặp phải một số khó khăn trong khâu chuẩn bị, nộp hồ sơ xin phép tổ chức.

Điểm khó trong khâu chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Tại Điểm a, Khoản 1, Điều 4, Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam nêu: Đơn vị tổ chức gửi đầy đủ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền ít nhất 40 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ và ít nhất 30 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của người có thẩm quyền.

Hồ sơ xin phép bao gồm:

- Công văn xin phép tổ chức;

- Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo;

- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu;

- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).

Chia sẻ về những khó khăn, vướng mắc nhà trường gặp phải trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Lê Quang Sơn cho rằng: “Về các thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế với quy định gửi hồ sơ trước ít nhất từ 30-40 ngày, tùy từng trường hợp khá là lâu.

Nếu có thể thì nhà trường mong được rút bớt yêu cầu về mặt thời gian để hoạt động này được tạo điều kiện, dễ dàng, thuận lợi hơn. Đồng thời có thể nghiên cứu giảm thiểu các thủ tục xin tổ chức hội nghị, hội thảo khi đối tác là các tổ chức, trường đại học hay các đơn vị đã có ký kết MoU/ MoA”.

Phó Giáo sư, Tiến sĩ Võ Văn Thắng. Ảnh: Website nhà trường.

Còn Phó Giáo sư, Tiến sĩ Võ Văn Thắng cho hay, những vướng mắc nhà trường gặp phải tập trung vào 2 yếu tố.

"Khó khăn thứ nhất là về thời gian xin phép, thông thường các hội nghị, hội thảo quốc tế chuyên ngành/ chuyên môn thì các giáo sư, phó giáo sư đầu ngành ở nước ngoài không cung cấp đầy đủ các báo cáo của diễn giả để đính kèm trong hồ sơ xin phép phê duyệt. Các báo cáo này thường xuyên thay đổi do diễn giả cập nhật, thậm chí đến cận ngày tổ chức hội thảo thì đơn vị tổ chức mới có thể nhận bản hoàn chỉnh, chưa kể cần thời gian phiên dịch nội dung báo cáo. Việc này dẫn đến nhà trường khó đáp ứng đầy đủ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

Thứ hai, thành phần tham dự thường xuyên bị điều chỉnh trong suốt giai đoạn chuẩn bị do các giáo sư bị động về thời gian, thường không xác định trước thời gian như yêu cầu. Vì vậy, để xác định được lịch cụ thể của giáo sư nào tham dự báo cáo là rất khó khăn, trong khi được phê duyệt tổ chức mà điều chỉnh diễn giả báo cáo là không được phép.

Thông thường đến cận ngày diễn ra hội nghị, hội thảo quốc tế thì ban tổ chức mới nhận được thông tin. Vì vậy, ban tổ chức cũng rơi vào thế bị động, không thể từ chối vì rất khó mời được, mà cũng không được phép để người thay thế báo cáo vì không có trong hồ sơ cấp phép", thầy Thắng lý giải.

Ngoài ra, thầy Thắng cũng cho biết thêm, khi muốn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, nhà trường phải thực hiện đúng Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và thực hiện đầy đủ các biểu mẫu quy định tại phụ lục đính kèm. Riêng về nội dung các báo cáo của diễn giả thường yêu cầu gửi bản tóm tắt để đính kèm và hồ sơ xin phê duyệt, nội dung chi tiết sẽ được cung cấp đầy đủ ngay sau khi diễn giả gửi bản toàn văn.

Quy trình này cũng được cụ thể hóa bằng văn bản của nhà trường tại Quyết định số 451/QĐ-ĐHAG ngày 27/4/2020 của Hiệu trưởng Trường Đại học An Giang về việc ban hành Quy định hoạt động đối ngoại và quản lý dự án quốc tế.

Hiệu trưởng Trường Đại học An Giang đưa ra một số kiến nghị xoay quanh công tác tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế: "Rút ngắn thời gian xin phép tổ chức, thầy Thắng đề xuất xin phép trước từ 7-10 ngày. Cho phép cung cấp bổ sung thông tin về diễn giả/ báo cáo viên, trong trường hợp chờ diễn giả/ báo cáo viên cung cấp thông tin hoặc bất khả kháng phải thay đổi người báo cáo. Cho phép điều chỉnh người báo cáo (trong nhóm nghiên cứu của diễn giả được mời), đơn vị tổ chức sẽ báo cáo đầy đủ nội dung này".

Phạm Thi