Chiếc thẻ đại biểu: chuyện nhỏ mà không nhỏ!

Các cuộc gặp gỡ cuối năm như vậy thường từ vài chục người, có khi đông hơn từ vài trăm đến cả ngàn người. Tùy quy mô của nhà tổ chức mà thời gian các cuộc hội ngộ cuối năm này sẽ là nửa buổi hay nguyên ngày. Dài thì cả tuần, thậm chí nửa tháng. Gặp nhau lần đầu, chẳng ai biết ai, hoặc chỉ nghe tiếng, biết nhau qua công việc, qua báo chí, mạng xã hội.

Để làm quen, khi bắt chuyện phải hỏi: “Xin lỗi, anh (chị) tên gì? ở đơn vị nào?”. Hỏi vài lần, không sao. Nhưng nếu gặp ai cũng phải hỏi thì rất ngại. Nhiều người ước “giá mà có thẻ đại biểu có đủ họ tên người tham gia, nơi làm việc thì tiện biết mấy”. Là người thường tham gia tổ chức sự kiện như vậy nhiều năm, tôi đã có không ít lần đề nghị hãy dành một ít kinh phí để làm thẻ đeo cho người dự sự kiện nhưng các ban tổ chức vẫn chần chừ.

Làm thẻ riêng cho từng đại biểu thật ra không tốn kém bao nhiêu. Thẻ có tên sự kiện, thời gian và điểm tổ chức, họ và tên đại biểu, nơi làm việc. Muốn làm quen, tiếp cận ai, người ta chỉ cần nhìn thẻ đại biểu là biết, không cần ái ngại hỏi. Ngoài việc tạo tâm lý thân quen, xóa khoảng cách, người tham gia có thể lưu giữ thẻ để làm kỷ niệm. Nhiều đơn vị hiện nay đều có máy in màu nên việc làm này không khó.

Chi phí in thẻ đại biểu rất rẻ. Dây đeo thẻ có thể dùng lại nhiều lần. Quần thể Angkor gồm cả trăm đền thờ nhưng chỉ có một loại vé bán theo ngày, đi bao nhiêu đền cũng được nhưng phải trình vé. Để tiện lợi, các công ty lữ hành mua dây đeo, bỏ vé tham quan vào. Khi kiểm soát, chỉ cần trình thẻ. Không sợ nhàu nát (để túi quần), ướt (trời mưa), quên thẻ… Dùng xong, khách giữ vé tham quan làm kỷ niệm, công ty thu hồi thẻ đeo, dùng tiếp những lần sau.

Hiện nay, các sự kiện lớn đều có thẻ đại biểu nhưng không có tên người tham dự, thiếu nơi làm việc. Thẻ chỉ có tính trang trí, phân biệt người dự sự kiện với người ngoài. Thật là đáng tiếc!

Mới đây ở sự kiện Famtrip và Tọa đàm Đầu bờ – Du lịch cộng đồng nông nghiệp, ở xã Đa Mi, Bình Thuận từ ngày 27 đến 29-12-2023 gồm 102 người tham dự – là những người nghiên cứu và hoạt động trong ngành du lịch từ 16 tỉnh thành trong nước, Malaysia và CHLB Đức. Mỗi người tham dự đều có “Thẻ Đại biểu” in màu, trang trọng, ghi rõ họ, tên, chức danh đơn vị. Trên thẻ còn có dòng chữ “Cám ơn đại biểu tham dự và Chúc mừng Năm mới Giáp Thìn 2024 An vui – Thịnh đạt”. Thẻ in đẹp nên đại biểu nào cũng ấn tượng và giữ làm kỷ niệm.

Nhiều người cho đó là việc “nhỏ như con thỏ” – không quan trọng và không có cũng không sao. Nhưng như đã nói ở trên, việc làm thẻ cho người tham dự sự kiện dù chỉ là một khâu rất nhỏ trong cả quy trình tổ chức sự kiện nhưng thể hiện sự tinh tế và chuyên nghiệp của nhà tổ chức. Không chỉn chu từ những việc nhỏ, khó mà làm tốt các chuyện lớn. Suy cho cùng, với một nhà tổ chức sự kiện, sự hài lòng của những người dự sự kiện rất quan trọng bởi chính họ sẽ giúp nhà tổ chức chạm đến những khách hàng mới cần thuê dịch vụ tổ chức sự kiện.

Nguyễn Vũ Mộc Thiêng